Con frecuencia me preguntan cómo capturar información de una manera eficiente, este es una respuesta a esa petición. Se debe pensar siempre en diseñar una base de datos de la cual nos valgamos para sacar información más adelante, aprendamos a diseñar con cuidado nuestra información así nos demoremos un poco más, esto redunda en beneficios posteriores.
PRIMERO
Diseñe una base de datos con encabezados de información y mantenga esa estructura, de ahí depende el éxito o no al momento de recuperar la información, piense en un directorio de clientes: Código, Nombre, Teléfonos, etc. Información útil que identifique su clientes, se recomienda no dejar espacios en blanco.
SEGUNDO
Inserte una TABLA, esto le permitirá tener organizada la información. Al momento de la captura la tabla se actualizará automáticamente, incluyendo fórmulas.
Veamos Como: en la Cinta de Opciones, ubique Insertar, luego elija Tabla, Excel elegirá el rango.
>>Selección del Rango, modifique de ser necesario. Excel creará un Rango llamado Tabla1 (Consecutivamente)
Una vez creada la Tabla tendrá ésta apariencia.
TERCERO
Personalización Barra de Tareas. Esta opción poco utilizada ofrece grandes posibilidades, una de ellas es incluir las funciones más usadas. Para el ejemplo desplegaremos menú contextual, elegiremos Más comandos… y seleccionaremos Formulario, en nuestra barra aparecerá un icono o cuadro que representa esta función. Una vez tengamos definida la Tabla nos ubicamos en un campo de captura y pasamos al siguiente paso.
CUARTO
Una vez se haya definido la Tabla y ubicándose en un campo de ella procedemos a seleccionar el icono Formulario y veremos algo como lo que sigue (los títulos de captura cambian de acuerdo a su archivo). El formulario que aparecerá le ayudará a capturar información que llevará a los campos (espacios) definidos para recibir información. En la Opción Nuevo del Formulario se habilitaran los campos que no tienen fórmulas para recibir datos. Hay otras opciones propias de comandos para gestionar una base de datos: Nuevo (Crea un registro), Eliminar (Elimina un registro), Restaurar (Borra información en pantalla del formularios), Buscar anterior (Registro Previos), Buscar siguiente (Registro siguiente), Criterios (Funciona como gestor de información sobre qué información deberá ir en cada campo, es informativo) y Cerrar.
En un directorio pequeño haga la prueba digitando información con Esta estructura para eliminar el mouse, el desplazamiento con las flechas del teclado. Esto en Excel es innecesario, además perjudicial para su salud (Túnel Carpiano, ver publicación de atajos de teclado para evitar esto en este link: Métodos Abreviados de Teclado)
Suscríbete para Notificaciones en FeedBurner (Confirma la Suscripción en tu correo, consulta la bandeja de Spam)
No hay comentarios:
Publicar un comentario