En Microsoft Office puede firmar digitalmente sus archivos confidenciales o archivos que desea enviar por correo electrónico o través de un servidor. Esto facilita
su identificación como emisor y ofrece mayor seguridad y confianza en sus archivos.
Esta vez se explicará la forma de crear una firma digital para archivos de Excel.
Se creará la firma digital una sola vez y será validad para todos sus archivos de Office, puede firmar sus archivos desde el mismo equipo o guardar la firma en otro dispositivo (memoria USB), y así firmar todos los archivos que emita con sus datos o los de su organización.
Adicional a la contraseña, en Excel 2010 y posteriores se puede cifrar, proteger, marcar como final y crear una firma digital para sus archivos.
Esta última Opción “Agregar firma_digital” es la que exploraremos:
Lo primero es establecer el documento que se tenga como un documento final, en este caso en la barra de estado aparecerá el mensaje:
Firma Digital
Existen compañías especializadas que pueden administrar y crear las firmas digitales para documentos que requieran este mecanismo
Al seleccionar “Agregar Firma_digital”, se indicará las aclaraciones del caso y se guardara el libro. Seguidamente aparecerá el siguiente formulario
Una vez firmado se advertirá del cambio del libro
El libro entonces tendrá el siguiente aspecto de seguridad, podrá ver los permisos (si los hay) y consultar la firma en “Ver Firmas”, como se indica más abajo.
Si se modifica el archivo se perderá la firma digital
Al editar el archivo se quitara la firma y se guardara el libro.
VENTAJAS DE FIRMAR DIGITALMENTE SUS ARCHIVOS
1. En documentos que manejan información confidencial se puede tener la certeza que proceden de la persona u organización que los remite.
2. Se puede tener la certeza que los documentos enviados y firmados digitalmente no serán modificados, pues al editar para modificar se pierde la
Firma digital del emisor
3. Facilita la apertura de archivos identificando claramente emisor y evitando archivos potencialmente peligrosos o no seguros.
4. Los archivos firmados digitalmente se entienden documentos finales y son de solo lectura
5. El archivo informará si la firma fue modificada. Parta ello debe seleccionar “Ver Firma” se le indicará si al firma es válida y podrá ver el certificado de procedencia:
Podrá ver la Firma en “Ver…” con un resumen y detalles del emisor del archivo firmado digitalmente
En detalles puede exportar la firma digital y tenerla en su disco duro o guardarla en un dispositivo externo como una memoria USB, esta firma digital (Windows genera 2 claves una publica y otra privada, la privada es la misma clave con que ingresa a su ordenador, si su ordenador no tiene clave cree un usuario y contraseña).
Advertencia:
Los Certificados Digitales hacen uso de la tecnología conocida como Criptografía de Claves Públicas. Durante el proceso inicial de inscripción para obtener un Certificado Digital, su ordenador crea dos claves: una pública, que se envía dentro de su certificado y se fija dentro del directorio de ACE, y otra privada que se guarda en su ordenador. ACE no tiene acceso a su clave privada. Se genera localmente en su ordenador y nunca se transmite a ACE. La integridad de su certificado depende de que su clave privada sea controlada exclusivamente por usted. ES SU RESPONSABILIDAD PROTEGER SU CLAVE PRIVADA. SI ALGUIEN OBTIENE SU CLAVE PRIVADA PUEDE FALSIFICAR SU FIRMA DIGITAL Y HACERSE PASAR POR USTED.
Proteja su ordenador contra accesos no autorizados utilizando sistemas para el control de acceso o protección por parte del sistema operativo (como el password del sistema). Tome medidas para proteger su ordenador contra virus, ya que estos podrían atacar su clave privada. Proteja siempre su clave privada con una "buena" password
¿Cómo se protege mi clave privada?
R: Su clave privada se protege de dos formas:
1) Se almacena en el disco duro de su ordenador de forma que se pueda controlar el acceso a ella.
2) Cuando usted genera su clave privada, el software que usted utiliza (por ejemplo su navegador) probablemente le pidió una password. Esta password protege el acceso a su clave privada. Para usuarios de Microsoft Explorer, la clave privada es protegida por su password de Windows.
Una tercera parte puede acceder a su clave privada solo de dos formas: Teniendo acceso al fichero donde su clave se almacena (la cual es parte normalmente de la información de configuración del sistema) o bien conociendo su password privada. Algunos programas le permiten elegir no proteger su clave privada con una contraseña. Si utiliza esta opción, no podrá tener la certeza de que nadie más que usted puede acceder a su clave privada.
En general, es mucho mejor utilizar una password para salvaguardar físicamente su ordenador. No usar una password es como firmar talones en blanco y dejarlos al alcance de cualquiera.
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